Waar het Coronavirus grote impact heeft op onze hele samenleving en ook op de sport, geldt dit eveneens voor inkoop. In dit artikel gaan we in op de consequenties van contractueel-juridische afspraken met leveranciers en de invulling die daaraan gegeven wordt door inkopers. We schetsen een algemeen beeld.
In een goed contract zijn tussen opdrachtgever en leverancier afspraken gemaakt ten aanzien van de naleving van overeengekomen prestaties. Normaal gesproken is een partij in gebreke wanneer hij hierin toerekenbaar tekortschiet. De andere partij kan dan alsnog nakoming eisen en als dit uitblijft, schadevergoeding claimen. Soms ligt het niet zo zwart-wit en kan een partij zich beroepen op overmacht (in juridische bewoording ook wel force majeure genoemd). De betreffende partij is van mening dat hij niet toerekenbaar tekortschiet en gedurende een overeengekomen termijn wordt nakoming van de overeenkomst opgeschort. In deze tijd van Corona gaan partijen zich hierop beroepen. De vraag of dit terecht is, wordt al snel voer voor juristen, gezien de complexiteit en impact.
Ter illustratie: in de algemene voorwaarden van (fictieve sportorganisatie) ‘SportBreak’ is opgenomen dat zij het recht heeft de overeenkomst te beëindigen indien de leverancier zich beroept op niet toerekenbare tekortkoming. Juist in deze situatie kan de inkoper zijn waarde laten zien. Omdat de inkoper de juridische achtergrond begrijpt, maar ook de vertaalslag kan maken naar de dagelijkse praktijk in de samenwerking met leveranciers.
Strikt genomen zijn de belangen van ‘SportBreak’ in haar algemene voorwaarden goed afgedekt. Het niet nakomen van de overeenkomst door de leverancier ontslaat ook de opdrachtgever van haar verplichtingen, lees: ‘de leverancier betalen voor iets wat niet (meer) geleverd wordt’. De nuance en ruimte zit echter in de formulering ‘heeft het recht’. Het is aan de inkoper om te adviseren of daadwerkelijk gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om de overeenkomst te beëindigen. Ontbinding van de overeenkomst is het uiterste middel. Om daartoe over te gaan ligt het voor de hand dat de inkoper overlegt met de leverancier om te kijken op welke wijze alsnog invulling kan worden gegeven aan de overeenkomst. Deze zorgvuldigheid is van groot belang om eventuele claims van de wederpartij te voorkomen. Als er namelijk geen redelijke termijn voor nakoming wordt overeengekomen, kan dat ‘Sportbreak’ verwijtbaar worden nagedragen, met alle gevolgen van dien.
Daarnaast zijn er wellicht zwaarder wegende redenen om juist helemaal niet tot beëindiging over te gaan. Bijvoorbeeld een jarenlange samenwerkingsrelatie met een wederzijdse afhankelijkheid, waar bij beëindiging ook de belangen van de opdrachtgever geschaad worden. Of de rol van ‘goed opdrachtgeverschap’ die ‘SportBreak’ in wil nemen vanuit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid in moeilijke tijden. Het is in dit geval aan de inkoper om alle aspecten die invloed hebben op deze beslissing in kaart te brengen, zowel de voordelen als de nadelen en de respectievelijke belangen. Het besluit moet een afgewogen oordeel zijn. Want voor leveranciers geldt eigenlijk hetzelfde als voor medewerkers: ze zijn noodzakelijk voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Alleen is in het geval van leveranciers ooit de beslissing genomen om hun producten of diensten niet zelf voort te brengen, maar ze in plaats daarvan uit te besteden. Dat ontslaat echter niet van de zorg om op een respectvolle en verantwoorde manier met elkaar om te gaan. Een zorg die je aan een inkoper over moet kunnen laten!
Ontvang de nieuwsbrief over de transitie in de sport.