Sinds er in 2016 een nieuwe visie op tafel ligt bij de Koninklijke Nederlandse Wielren Unie (KNWU) is de transitie binnen de bond pas écht in gang gezet. In een veranderende maatschappij waar de manier van sporten verandert, de behoeftes van sporters veranderen en technologie zich blijft ontwikkelen móet je als sportbond wel mee. Onder het nieuwe beleid is de bond bezig om die bewustwording te creëren en verandering te realiseren. Smart Federation is één van de projecten waar technologie en innovatie samenkomen en draagt bij aan een toekomstbestendige bond.
Smart Federation is een sportief ecosysteem. Een soort kapstok waar je als sporter, organisatie, vereniging, organisator of als andere partij die iets te bieden heeft voor de sporter kan inpluggen en kan bijdragen. Smart Federation biedt hiervoor het technisch fundament. "De naam is een knipoog naar Smart Cities of andere 'smart' dingen, een gangbaar principe binnen de technologie. We maken er een grapje van: 'wat worden we slim met z’n allen'," vertelt Margo de Vries.
Margo is directeur bij de KNWU en werkt al ruim 7 jaar bij de bond. Sinds een jaar in deze functie, waarin ze een duidelijke focus heeft op innovatie en organisatieontwikkeling. "Technologie maakt natuurlijk mogelijk dat we in de behoefte van de sporter kunnen voorzien, maar als bond kunnen we dat al lang niet meer alleen. Je kan niet verwachten dat één bond in alle behoeftes kan voorzien op het niveau dat de sporter van tegenwoordig verwacht."
"Als sportbonden zijn we heel versnipperd bezig; zo maken we bijvoorbeeld allemaal magazines en voeren onze (leden-)administraties. Als we dit nou eens ontbundelen, een gezamenlijk backoffice maken waar zoveel mogelijk bonden gebruik van kunnen maken en aan de voorkant het specialisme op een bepaald thema of sport tonen. Ik geloof zelf heel erg in zo’n shared service gedachte, dat we via NLsport krachten moeten bundelen en de juiste technologie de basis vormt om dit te realiseren. Dat we zijn gestart met het gezamenlijk inkopen is een goed begin!"
Door Smart Federation hoef je niet meer alles zelf of alleen te kunnen. Het beste van alle werelden wordt samengebracht en beschikbaar gemaakt voor iedereen binnen het ecosysteem. Om uiteindelijk optimaal aan behoeften te kunnen voldoen op alle vlakken.
"Voor Smart Federation werken we veel samen met de Triatlon bond en de Atletiekunie om een (mini) shared service in te richten." Met een shared service worden zaken als bijvoorbeeld administratie en opleidingen generiek beheersbaar, wat kosten bespaart.
Momenteel wordt mijnMTB (de mijn-omgeving voor triatleten) gebouwd. De basis hiervoor is de techniek die voor de Smart Federation en mijnKNWU is gebruikt. Omdat de techniek en de programmeertaal erachter hetzelfde zijn, is het gezamenlijk inrichten van dingen makkelijker.
Smart Federation is vanuit de KNWU zelf ontstaan en wordt door de unie zelf gerund én gefinancierd. "Sinds de nieuwe visie zijn ICT en technologie veel belangrijker gemaakt, omdat we daarin achterliepen - of eigenlijk nog steeds achterlopen. We willen de ICT-omgeving naar de moderne tijd krijgen, daar zijn we al twee jaar mee bezig" aldus De Vries. "Het begint met: wat zit er allemaal in en wat zou er in moeten zitten? Hebben we een nieuwe omgeving nodig? Het is best complex, want het gaat over de core-administratie van de bond en raakt daarmee al je in- en externe processen."
Met Smart Federation hoopt de KNWU een enorme stap te maken op het gebied van user experience: het design en de gebruiksvriendelijkheid zijn van deze tijd. Maar ook op efficiëntie in de werkprocessen die bij de bond liggen, samenwerking met andere partijen en het ontsluiten van data. Er is veel data, maar met het huidige systeem wordt die data niet zo makkelijk ontsloten. Data verrijken met andere data en uitslagen naar websites van verenigingen krijgen bijvoorbeeld. "Dit zijn basisdingen die wij nog niet kunnen, maar in deze maatschappij heel basic zijn én essentieel om goede samenwerkingen te hebben. Smart Federation zorgt er op alle vlakken voor dat we vooruit kunnen."
Het advies van Margo luidt: "Begroot zo’n project voldoende. Reserveer voldoende geld voor ontwikkelingen, want het wordt alleen maar groter en meer. En denk niet: 'we hebben een nieuw systeem, dan zijn we voor de komende 10 jaar weer klaar'. We hebben nu een investering gedaan, maar we moeten door-investeren. Voorop blijven lopen, dat is belangrijk."
Waar ze bij de KNWU voor waken is dat kwaliteit voor snelheid gaat. Ondanks dat mensen er van alles van denken en vinden, is die keuze bewust gemaakt: "Liever kwaliteit garanderen, dan snel iets opleveren omdat gezegd is dat er 'iets gebeurt'. Heb het lef om het geduld te hebben, om het goed te doen en om aan te geven dat het tijd kost. Dit soort dingen staan altijd onder druk, het duurt altijd langer en iedereen is dan benieuwd. Ik ben heel blij hoe we dat gedaan hebben."
Smart Federation moet zich nog bewijzen, maar de bond ziet het project als een belangrijke bouwsteen voor de toekomst. Zodat ze verder kunnen, niet ingehaald worden door de technologie en fatsoenlijk kunnen samenwerken op meerdere gebieden.
Kijken wat er al is, samenwerken en van dingen af durven stappen. Loslaten van wat je altijd hebt gedaan, dat is spannend. Margo heeft gemerkt dat dit best moeilijk is in de sport. "Het zou mooi zijn als we het op een anderen manier kunnen organiseren. Doe het samen, is mijn boodschap."
"Als georganiseerde sport moeten we ook open staan voor het samenwerken met commerciële partijen en die toelaten in het ecosysteem. Die zijn op een aantal vlakken gewoon veel beter in dingen dan wij. Dit moeten we echt gaan durven en daar goede afspraken over maken, uiteraard. Want iedere organisatie heeft zijn eigen waarden. En die moeten we ten behoeve van die sporten gaan inzetten."
Samen, voor de sporter. Dat is waar het bij Smart Federation om draait. En dat sluit perfect aan bij de transitie in de sport.
Ontvang de nieuwsbrief over de transitie in de sport.