‘Set the stage’ in je teamoverleg!

Ook in de sport is dit voor velen waarschijnlijk herkenbaar: het is 09:10uur, om 09:00uur zou het teamoverleg starten. Collega’s druppelen langzaam binnen, nog even terug voor een bak koffie.. Iedereen neemt vervolgens zijn eigen positie in en reageert op de gebruikelijke manier. Standaard zijn er collega’s die te laat zijn of altijd eerder weg moeten, anderen zijn druk met hun smartphone of klappen zelfs hun laptop open voor andere zaken. Doorgaans hoor je vaak na een vergadering: ‘zo nu gaan we weer aan het werk’.

We doen deze rituele dans vaak meerdere keren per week. Uiteindelijk is het niet meer dan informatie delen die al voor 80% bekend is en voor 15% niet relevant. Behoorlijk energieslurpend als je het mij vraagt en niet de manier om tot de noodzakelijke vernieuwing en innovatie in de sport te komen.

De vraag is dus: hoe kunnen we het anders doen? De afgelopen tijd hebben we als Frontrunners tijdens onze sessies en gesprekken een aantal inzichten opgedaan die helpen om méér uit vergaderingen te halen. Doe er dus je voordeel mee!

1. Set the stage

Ready.. set.. GO! Even iedereen wakker schudden. Niet meer met je gedachte in de mailbox, bij het vorige overleg of toch nog even een boodschappenlijstje maken. Een actieve houding in het hier-en-nu, lees: het overleg.

Wat kan je doen bij Set the Stage?

• Laat iedereen Spotify / of een andere muziekapp openen. Vraag elke collega het laatste nummer af te spelen (één-voor-één natuurlijk) en te vertellen waarom en wanneer ze dit nummer hebben geluisterd.
• Vraag iedereen iets te delen waarvan vrij zeker is dat je collega’s dit nog niet wisten. Een ideale manier om elkaar ook beter te leren kennen.
• Maak op een flipover een tekening met storm, regen, wolken, zonneschijn. Iedereen markeert zijn humeur. De teamleider heeft zo meteen een ‘weersvoorspelling’ voor het overleg.
• Start het overleg met een compliment voor je buurman/vrouw. Diegene doet hetzelfde met zijn/haar buurman en zo gaat de positieve cirkel rond.
• Ben creatief en verzin zelf een unieke start van je overleg!

2. Lean Coffee

Een agenda-loze bijeenkomst. Klinkt ongestructureerd, maar dat is het absoluut niet. Lean Coffee is een agile tool waarmee je snel en effectief kennis deelt, discussieonderwerpen prioriteert en deze bespreekt binnen een gestelde tijd. Check ⬇️

3. Start op tijd, eindig op tijd

09.00uur betekent niet om 09.00uur binnenkomen en vervolgens nog koffie halen, even langs het toilet en je aantekeningen nog zoeken. Beloon op-tijd-komers door ook op tijd te beginnen en te eindigen. Gevalletje: afspraak is afspraak.

4. Niet meer zitten

Uit onderzoek blijkt dat bij staand overleg besluiten beter en sneller worden genomen. Bespaar tijd en ga staan.

5. Vergaderen met honger

Plan een vergadering bijvoorbeeld om 11.00uur dan hebben mensen al wat honger en hebben ze de neiging om het tempo hoog te houden. Hetzelfde geldt voor een overleg om 16.30uur.

6. Stop ermee!

Overleg niet om te overleggen. Kom alleen samen als er daadwerkelijk iets te bespreken is.

Veel plezier met overleggen en we zijn benieuwd naar jouw ervaringen met deze tips & trucs!